Phát sinh khi thi công quán: ký giấy gì và tính tiền lúc nào?

Gần cuối buổi gặp đầu tiên, khách hay hỏi tôi đúng một câu: "Làm có phát sinh nhiều không, mà nếu có thì tối đa bao nhiêu?"

Họ hỏi vì đã nghe chuyện đâu đó rồi. Ngoài thị trường có những công trình làm xong, cộng lại thấy đội thêm tới một nửa so với con số ghi trong hợp đồng. Một nửa thì không còn là chuyện đội giá nữa, nó ăn thẳng vào khoản tiền lẽ ra để nuôi nhà hàng trong mấy tháng đầu.

Nhưng tôi nghĩ hỏi vậy là hơi lệch chỗ. Cái quyết định anh chị mất bao nhiêu không phải là phát sinh nhiều hay ít, mà là hai bên chốt giá vào lúc nào.

Phát sinh khi thi công quán có phải là dấu hiệu nhà thầu làm ăn không tử tế không?

Không. Phần lớn phát sinh là chuyện bình thường của nghề, và không ít trong số đó do chính chủ đầu tư muốn đổi.

Phát sinh là những việc đội thêm ngoài phần đã ghi trong hợp đồng. Nó tới từ ba hướng. Hướng thứ nhất là mặt bằng lòi ra thứ mà lúc đi khảo sát mặt bằng không ai nhìn thấy, kiểu bóc lớp trần cũ ra mới biết kết cấu bên trong không như hình dung. Hướng thứ hai là quy định bên ngoài đổi, hoặc ban quản lý tòa nhà đòi làm khác đi. Hướng thứ ba, và hướng này nhiều nhất, là anh chị đổi ý.

Đổi ý không có gì đáng trách. Tôi gặp trường hợp chủ đầu tư đang triển khai dở thì muốn đổi hẳn mô hình, đang làm đồ nướng chuyển sang đồ lẩu. Với người bỏ tiền thì đó là quyết định kinh doanh, có khi còn là quyết định đúng. Việc của bên nhận thầu là làm theo. Chỉ có điều đổi tới mức ấy thì không ai cam kết được ngày bàn giao nữa, và cái đó phải nói với nhau ngay lúc chốt chuyện đổi mô hình, chứ không phải để tới lúc trễ tiến độ mới mang ra phân bua.

Cho nên chỗ đáng bàn không phải là làm sao để không có phát sinh. Chỗ đáng bàn là khi nó tới thì hai bên xử với nhau thế nào.

Chốt giá phần phát sinh trước hay sau khi làm?

Trước. Và đây là câu quan trọng nhất bài này.

Nghị định 210/2026/NĐ-CP về hợp đồng xây dựng, có hiệu lực từ ngày 01/7/2026, đặt nguyên tắc rất rõ ở Điều 23 khoản 3: với phần khối lượng, công việc phát sinh hợp lý thì hai bên thỏa thuận đơn giá, hoặc thỏa thuận cách tính đơn giá, rồi lấy đó làm cơ sở để sửa đổi hợp đồng trước khi thực hiện phần việc phát sinh.

Chữ đáng để ý là mấy tiếng cuối: trước khi thực hiện.

Lối làm ngược lại thì phổ biến hơn nhiều, và anh chị chắc đã hình dung ra rồi. Thợ đang làm, phát hiện phải đục thêm một mảng tường. Bên thi công gọi điện báo, anh chị bảo ừ làm đi, rồi không ai nhắc tới giá của mảng tường đó nữa, cho tới lúc quyết toán cả công trình. Tới lúc ấy thì mảng tường đã đục xong, đã trát lại, đã sơn. Anh chị không còn cách nào để trả lời câu "chỗ này đáng bao nhiêu" ngoài việc tin vào con số bên kia đưa ra.

Chốt trước thì khác hẳn về thế đứng. Lúc phần việc chưa làm, anh chị còn ba lựa chọn: đồng ý mức họ đưa ra, thương lượng xuống, hoặc bảo thôi không làm nữa. Làm xong rồi thì chỉ còn một.

Ký phụ lục hợp đồng có nặng bằng hợp đồng không?

Nặng ngang nhau. Chỗ này nhiều người tưởng phụ lục chỉ là tờ giấy kèm thêm cho có.

Phụ lục hợp đồng là tờ giấy hai bên ký thêm sau khi hợp đồng chính đã ký, để nói rõ hoặc bổ sung một phần nội dung. Cùng nghị định trên, ở Điều 3 khoản 5, ghi thẳng rằng phụ lục mà bổ sung nội dung hợp đồng thì coi như điều khoản đó trong hợp đồng đã được sửa đổi.

Nghĩa là tờ phụ lục anh chị ký vội giữa công trường, có khi ký trên nắp ca-pô ô tô, có sức nặng đúng bằng bản hợp đồng anh chị ngồi đọc kỹ ba ngày ở văn phòng.

Phụ lục nặng ngang hợp đồng, nắm được chỗ đó thì kéo theo hai việc phải làm. Một là đọc phụ lục kỹ như đọc hợp đồng, đừng ký cho xong việc. Hai là mọi thỏa thuận miệng ngoài công trường đều phải quay về thành một tờ có chữ ký, vì lời nói thì không sửa được hợp đồng, còn tờ giấy thì sửa được.

Ai bên mình được quyền duyệt một khoản phát sinh?

Người mà chính anh chị chỉ định, và chỉ định bằng tên trong hợp đồng. Chốt chuyện này từ buổi gặp đầu tiên, đừng đợi tới lúc có phát sinh mới đi tìm câu trả lời.

Bên tôi đi khảo sát bao giờ cũng hỏi khách hai câu: ngoài anh chị ra còn những ai cùng quyết việc của công trình này, và trong số đó ai là người bên tôi gọi khi cần chốt nhanh một việc. Hai câu nghe thủ tục, nhưng chúng chặn đúng cái cảnh hay xảy ra nhất ở công trường: thợ đứng chờ, bên thi công gọi cho chồng thì chồng bảo hỏi vợ, gọi cho vợ thì vợ bảo để bàn với anh nhà. Mỗi ngày chờ như vậy là một ngày tiền thuê mặt bằng vẫn chạy, mà chưa ai bán được bát phở nào.

Trong cùng buổi đó nên chốt luôn hai con số nữa: khoản tiền để dành riêng cho phát sinh, và cách xử khi giá vật tư trượt so với mức đã ghi trong hợp đồng. Hai khoản này chốt lúc còn tỉnh táo thì dễ; chốt lúc thợ đang đứng chờ thì bao giờ cũng thiệt cho bên đang vội.

Một khoản phát sinh nhỏ có kéo theo hạng mục nào khác không?

Có, và đây là chỗ người mới hay bị bất ngờ nhất.

Đổi một thứ giữa chừng thì hiếm khi chỉ đổi mỗi thứ đó. Anh chị đổi loại gạch ốp, kích thước viên gạch khác đi, thế là mạch gạch chia lại, chỗ cắt ở góc tường phải tính lại, và nếu viên mới dày hơn thì cái tủ định kê sát tường có khi không vừa nữa. Đổi một thiết bị bếp sang loại to hơn thì chỗ đặt phải nới, đường điện chờ sẵn phải kéo lại, mà hút mùi phía trên cũng phải tính lại theo.

Nói vậy không phải để anh chị ngại đổi. Chỉ là khi hỏi "đổi cái này hết bao nhiêu" thì đừng hỏi mỗi giá của cái mới. Hỏi thêm một câu nữa: đổi cái này thì còn phải làm lại những gì.

Người làm nghề tử tế sẽ trả lời được ngay trong buổi ấy. Trả lời không được, hoặc bảo "cứ làm rồi tính", thì đó là dấu hiệu đáng để anh chị dừng lại.

Muốn khỏi cãi nhau về phát sinh thì hợp đồng phải ghi sẵn những gì?

Sáu dòng. Ghi lúc chưa có phát sinh nào thì viết được bình tĩnh, mà chính lúc bình tĩnh mới viết ra thứ công bằng cho cả hai bên.

Cần ghi vào hợp đồng	Ghi rõ tới đâu	Bỏ trống thì mất gì
Ai bên anh chị được quyền duyệt phát sinh	Tên người, và mức tiền tối đa người đó tự quyết được	Thợ đứng chờ mà không biết hỏi ai, chậm ngày nào tính tiền thuê ngày ấy
Trình tự khi có phát sinh	Báo bằng gì, trả lời trong mấy ngày, ký giấy gì trước khi thợ bắt tay vào phần việc đó	Việc cứ làm trước, tiền tính sau, anh chị mất quyền thương lượng
Cách tính đơn giá cho việc chưa có trong báo giá	Lấy theo đơn giá hạng mục tương đương, hay hai bên chốt từng lần	Mỗi lần phát sinh là một lần cãi nhau từ đầu
Khoản tiền để dành cho phát sinh	Bao nhiêu, ai giữ, tiêu vào việc gì thì được	Hết tiền giữa chừng, công trình dừng ở trạng thái dở dang
Giá vật tư trượt thì xử ra sao	Mốc nào tính lại, căn cứ vào đâu	Bên thi công chịu không nổi thì tìm cách bù ở chỗ khác, thường là ở vật liệu
Phát sinh làm chậm bàn giao thì tính thế nào	Mỗi loại phát sinh cộng thêm bao nhiêu ngày	Trễ ngày khai trương mà không ai chịu trách nhiệm rõ ràng

Sáu dòng này không bảo vệ riêng bên nào. Chúng chỉ làm một việc: biến những tranh cãi tương lai thành mấy câu hỏi mà hai bên trả lời hôm nay, lúc còn quý nhau.

Và có một điều tôi muốn nói cho sòng phẳng, vì bên tôi cũng là bên nhận thầu. Bên thi công giữ được phát sinh trong mức đã hứa hay không, phần lớn phụ thuộc vào hai việc. Một là hai bên có làm rõ tiêu chuẩn và thông tin ngay từ đầu không. Hai là bên bỏ tiền có giữ nguyên những thứ đã duyệt không: bản vẽ, loại vật tư, khối lượng. Duyệt xong rồi mà giữa chừng lại đổi thì con số nào cũng trượt. Ràng buộc đi hai chiều. Nhà thầu nào hứa giữ được phát sinh mà không kèm điều kiện về phía chủ đầu tư, anh chị nên hỏi lại họ.

Mấy con số về phát sinh, tạm ứng, bảo hành mà anh chị tra được trên mạng thì phần lớn là quy định cho công trình dùng vốn nhà nước, và không ít bài vẫn dẫn những văn bản đã hết hiệu lực từ ngày 01/7/2026. Cái gì luật bắt, cái gì chỉ hợp đồng của anh chị bắt được, tôi viết riêng ở bài luật bắt gì, hợp đồng bắt gì. Còn muốn xem sáu dòng trên trông thế nào trong một bản hợp đồng thật, cứ đặt một buổi trao đổi với bên tôi.