Chốt xong thiết kế, ai cũng nghĩ bước tiếp theo là cho thợ vào làm. Trong trung tâm thương mại thì chưa. Mặt bằng đã quây vách, mà bên trong chưa ai được động tay, vì bộ hồ sơ còn nằm ở ban quản lý tòa nhà.
Quãng chờ này là quãng khó chịu nhất với người mở nhà hàng. Đi ngang qua thì chỉ thấy tấm vách quây, còn ngày khai trương đã nhắm thì đang tới gần.
Hồ sơ thi công trong trung tâm thương mại phải qua mấy cửa duyệt?
2 cửa, tức 2 lượt phải có người xem và duyệt. Qua cửa thứ hai mới lâu.
Nói rõ ngay: đây là 2 cửa duyệt bản vẽ để được vào thi công, chưa phải mọi thủ tục của nhà hàng. Thủ tục phòng cháy với cơ quan nhà nước là chuyện khác, đi đường khác. Tôi viết riêng ở bài thẩm định phòng cháy cho nhà hàng trong trung tâm thương mại.
Ở nhà phố, bản vẽ chỉ qua một cửa. Anh chị duyệt xong là bên thi công triển khai, không phải xin thêm ai duyệt nữa. Trong trung tâm thương mại, anh chị duyệt xong mới là xong cửa thứ nhất. Bộ hồ sơ còn phải gửi sang ban quản lý tòa nhà, tức bộ phận vận hành cả tòa nhà. Họ xem lại và duyệt thì thợ mới được mang máy móc vào.
Bộ hồ sơ gồm những gì thì mỗi tòa nhà yêu cầu một khác. Thường có bản vẽ mặt bằng bố trí, tức nhìn từ trên xuống xem bàn ghế và bếp đặt ở đâu. Có bản vẽ mặt đứng, tức nhìn thẳng vào từng mặt tường. Rồi bản vẽ điện nước và thông gió, bảng kê vật liệu, và mấy trang thuyết minh viết rõ làm bằng cách nào. Tấm biển của nhà hàng cũng nằm trong bộ hồ sơ, ở bản vẽ mặt đứng. Mà ban quản lý xét tấm biển theo bộ tiêu chuẩn của tòa nhà, thứ không đăng công khai.
Bên thi công lo phần bản vẽ và phần viết. Anh chị thì duyệt và trả lời cho dứt khoát: anh chị lưỡng lự thêm bao nhiêu ngày thì quãng chốt thiết kế dài thêm bấy nhiêu ngày.
Ban quản lý xét riêng hồ sơ của anh chị, nhưng xét bằng con mắt lo cho cả tòa nhà. Họ xem thợ vào làm có phiền khách đang mua sắm không. Có đụng vào hệ thống chung của tòa nhà, như điện, nước, đường ống gió, không. Có gây cháy nổ, hay thấm dột sang mặt bằng bên cạnh không. Đứng ở chỗ của họ mà nhìn thì siết như vậy là hợp lẽ.
Thêm một cửa duyệt còn kéo theo mấy khác biệt nữa ngoài thời gian. Tôi kể ở bài làm nhà hàng trong trung tâm thương mại khác ngoài nhà phố ở chỗ nào.
Mỗi cửa duyệt mất bao nhiêu ngày?
Qua những công trình bên tôi đã làm, cửa thứ nhất thường khoảng 30 ngày. Cửa thứ hai cộng thêm chừng 2 tháng nữa để hoàn tất với ban quản lý, qua nhiều chặng kiểm. Cộng lại là chừng 90 ngày, tức 3 tháng, cho riêng phần hồ sơ.
| Quãng chờ | Ở nhà phố | Trong trung tâm thương mại |
|---|---|---|
| Cửa 1: chốt thiết kế với anh chị | khoảng 30 ngày | khoảng 30 ngày, giống nhau |
| Cửa 2: ban quản lý duyệt | không phải qua cửa này | cộng thêm chừng 2 tháng |
| Mỗi lượt gửi hồ sơ sang ban quản lý | không phải chờ ai | thường khoảng 15 ngày mới có trả lời, sửa gì cũng vậy |
Nhìn bảng thì thấy ngay: phần khác nhau không nằm ở khâu thiết kế, mà nằm trọn ở cửa thứ hai.
Nhớ thêm: 30 ngày, 2 tháng hay 90 ngày ở đây là thời gian làm hồ sơ, chưa phải thời gian thi công. Hồ sơ duyệt xong mới tới lượt thi công. Hai quãng nối đuôi nhau, không chạy song song.
Đoạn này đáng tiền nhất với anh chị nào chưa ký hợp đồng thuê. Trong trung tâm thương mại, bên tôi thường chỉ vào thiết kế sau khi khách đã chốt thuê. Tức là quãng làm hồ sơ chạy lúc anh chị đã ký thuê mặt bằng. Hợp đồng thuê không có ngày miễn thì tiền thuê đã chạy mà nhà hàng chưa bán được gì. Nên trước khi ký, hỏi bên cho thuê 2 câu: có được miễn tiền thuê trong thời gian làm hồ sơ và thi công không, và miễn bao nhiêu ngày. Mấy tháng được miễn là khoản mặc cả lớn nhất của anh chị lúc này, lớn hơn nhiều so với kỳ kèo giá thuê từng tháng. Cách tính số ngày xin miễn, tôi kể ở bài xin miễn tiền thuê trong lúc thi công.
Vì sao sửa một chi tiết nhỏ lại mất thêm nửa tháng?
Vì mỗi lần bên thi công gửi hồ sơ sang, ban quản lý thường mất khoảng 15 ngày mới trả lời. Gửi lại lần nào cũng là một vòng chờ mới.
Trong đầu ai cũng nghĩ sửa nhỏ thì duyệt nhanh, sửa lớn thì duyệt lâu. Ban quản lý thì không chia theo lớn nhỏ. Đổi một loại vật liệu ốp tường cũng chờ 15 ngày. Dịch một cái đèn sang chỗ khác cũng chờ 15 ngày. Bổ sung một trang thuyết minh còn thiếu cũng chờ 15 ngày.
3 lần gửi lại như vậy là mất 45 ngày, mà nhìn vào hồ sơ thì chẳng thấy thay đổi gì đáng kể. Gửi đi gửi lại nhiều lượt cũng không lạ. Trong mấy bộ hồ sơ bên tôi làm cho nhà hàng trong trung tâm thương mại, có bộ qua tới lượt kiểm thứ năm, có bộ tới lượt thứ sáu.
Cũng có lượt tòa nhà trả lời nhanh hơn nhiều. Một bộ hồ sơ bên tôi nộp giữa năm 2026, bên tòa nhà nhận ngày 23/5 và trả lời ngày 27/5. Nên 15 ngày là mức bên tôi hay gặp, không phải mức cố định của mọi tòa nhà. Hỏi luôn ban quản lý nơi anh chị thuê.
Có 2 chuyện nên hỏi thêm cho khỏi tính thiếu ngày. Một là ngày chờ đếm theo ngày lịch hay ngày làm việc. Hai là kỳ nghỉ lễ Tết có dừng đếm không. Nếu Tết dừng đếm thì vòng chờ rơi trúng Tết sẽ dài thêm đúng bằng số ngày nghỉ, mà nhiều người lại chọn khai trương đúng dịp Tết.
Vòng chờ tính theo lượt gửi chứ không tính theo độ khó. Nên cách đỡ mất ngày nhất là gom hết mọi chỗ cần sửa vào một lượt. Trước khi gửi, bên thi công phải đọc lại thật kỹ, và hỏi cho dứt điểm những chỗ anh chị còn phân vân. Chậm vài ngày ở khâu chuẩn bị vẫn còn hơn gửi đi rồi bị trả về.
Nói cho sòng phẳng, dù bên tôi cũng là bên làm hồ sơ: không phải lượt trả về nào cũng do anh chị đổi ý. Hồ sơ có thể bị trả vì bên thi công làm thiếu bản vẽ, ghi sai một thông số, hay quên một trang thuyết minh. Khi đó phần chậm là của bên làm hồ sơ. Nên hợp đồng thi công đáng có một dòng: hồ sơ bị trả về do lỗi của bên thi công thì bên thi công chịu phần ngày chậm. Bên thi công không được lấy phần ngày chậm làm lý do lùi ngày bàn giao.
Hồ sơ phải chi tiết tới đâu thì ban quản lý mới duyệt?
Chi tiết tới mức mỗi tuyến dây, mỗi đường ống đều phải được chỉ rõ chạy ở đâu và nối vào đâu. Bộ hồ sơ dày hơn hẳn bộ làm ở nhà phố, nhất là phần cơ điện.
Cơ điện là điện, nước và thông gió đi ngầm trong tường với trên trần. Làm xong rồi thì không nhìn thấy nữa. Chính vì không nhìn thấy, ban quản lý mới kiểm kỹ trên giấy. Họ chia hồ sơ cơ điện ra rất nhiều mục nhỏ và kiểm từng mục.
Ở nhà phố, anh chị với bên thi công thường chỉ cần thống nhất những gì nhìn thấy được, chẳng hạn dùng loại ổ cắm gì. Trong trung tâm thương mại, ban quản lý còn hỏi thêm: thi công thế nào cho an toàn nhất với cả tòa nhà. Ban quản lý đọc những gì trên bộ bản vẽ, tôi kể ở bài ban quản lý duyệt bản vẽ kiểm những gì.
Bị kiểm kỹ như vậy thì bên tôi phải làm hồ sơ dày thêm. Thiết kế cũng phải chốt kỹ ngay từ đầu, vì sửa giữa chừng là quay lại vòng chờ.
Muốn khai trương đúng ngày thì bắt đầu làm hồ sơ từ lúc nào?
Lấy ngày khai trương làm mốc rồi trừ ngược lại, và nhớ trừ đủ 3 quãng chứ đừng trừ 2.
Nhiều anh chị nhắm ngày khai trương theo dịp lễ Tết cho thuận buôn bán, hoặc xem ngày. Ngày đã chọn thì khó dời, nên phải đi ngược lại mà xếp. Từ ngày khai trương, trừ dần 3 quãng sau:
- Quãng thi công: số ngày này phải hỏi đơn vị thi công cho đúng mặt bằng của mình. Số ngày thi công đổi theo diện tích và theo kiểu nhà hàng.
- Quãng làm hồ sơ: chừng 90 ngày theo những công trình bên tôi đã làm. Quãng này chỉ bắt đầu khi đã chọn xong đơn vị thi công, vì họ mới là bên làm bản vẽ và viết hồ sơ.
- Quãng dự phòng cho các lượt bị trả về: chừa thêm 15 ngày cho mỗi lượt anh chị muốn dự phòng. Chừa mấy lượt là tùy anh chị. Không chừa lượt nào thì dễ trượt ngày khai trương.
Cộng 3 quãng lại, rồi lấy ngày khai trương trừ đi tổng số ngày, là ra ngày phải bắt đầu.
Kế hoạch hay trượt vì quên quãng dự phòng. Người ta thường trừ đủ thi công với hồ sơ rồi yên tâm. Họ quên rằng mỗi lượt bị trả về là thêm một vòng chờ, thường khoảng 15 ngày.
Câu kiểu "cứ trước 6 tháng là kịp" không đúng cho mọi chỗ: quãng thi công đổi theo từng mặt bằng, và cách làm việc của từng ban quản lý cũng khác nhau. Nhưng có quãng hồ sơ và quãng dự phòng ở trên, anh chị đã tính được phần lớn lịch ngay hôm nay. Chỉ còn thiếu số ngày thi công.
Đã chốt ngày khai trương thì đưa mặt bằng cụ thể của mình ra, hỏi đơn vị thi công đúng một câu: với chỗ này, tính lùi từ ngày khai trương thì hôm nay đã phải bắt đầu chưa? Ai trả lời được bằng số ngày cụ thể, và nói được vì sao ra số ngày như thế, thì thường đã làm trong trung tâm thương mại rồi. Ai trả lời chung chung kiểu "nhanh thôi" thì hỏi thêm: bên anh đã làm hồ sơ cho tòa nhà này lần nào chưa, lần gần nhất duyệt mất bao nhiêu ngày.
Bên tôi lo phần hồ sơ tới đâu cho khách, anh chị xem ở trang thi công nhà hàng trong trung tâm thương mại.
Trong trung tâm thương mại, thợ làm nhanh mấy cũng phải đợi bộ hồ sơ qua cửa duyệt. Ngày khai trương sớm hay muộn thường nằm ở chỗ bộ hồ sơ phải gửi đi mấy lượt.
Về người viết
Lưu Văn Sỹ, giám đốc New Sky, 10 năm làm thiết kế và thi công nhà hàng. New Sky nhận trọn thiết kế - thi công nhà hàng, công trình đã bàn giao trải ba miền, và có xưởng riêng sản xuất nội thất, inox bếp và quảng cáo (biển hiệu, chữ nổi, hộp đèn, bảng chỉ dẫn).
Xem cả cụm Trung tâm thương mại (17 bài)
Anh chị đang nhắm một mặt bằng trong trung tâm thương mại? Đặt một buổi, chúng tôi đi xem cùng anh chị: hạng mục nào tòa nhà đã làm sẵn, hạng mục nào rơi xuống thành khoản anh chị phải tự lo, và chỗ nào phải hỏi ban quản lý trước khi ký.
Đặt buổi tư vấn